Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas sobre protección de datos personales (habeas data), esta política informa cómo se tratan los datos personales en la plataforma «Hub SG-SST · DEMO».

1. Responsable y encargado

Luis Adriano Camargo Ramos actúa como Responsable del tratamiento de los datos de los usuarios de la Plataforma, de los contactos de los clientes y de las solicitudes que reciba. Respecto de los datos de los trabajadores y contratistas de cada empresa cliente, la empresa cliente es la Responsable y Luis Adriano Camargo Ramos actúa como Encargado, tratándolos por cuenta de ella y solo para prestar el servicio.

2. Datos que se tratan

No se trata información de niños, niñas y adolescentes. Si un cliente registra a un adolescente autorizado para trabajar, debe respetar el interés superior del menor y los requisitos del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

3. Finalidades

• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y proteger la seguridad de la Plataforma.
• Prestar los servicios contratados: gestionar el SG-SST, generar documentos, indicadores, alertas y soportes.
• Registrar las inducciones, evaluaciones, capacitaciones y demás actividades del SG-SST de la empresa cliente.
• Enviar comunicaciones del servicio (alertas de vencimientos, avisos de seguridad y cambios en estos documentos).
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, y conservar la prueba de las autorizaciones y aceptaciones.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Realizar copias de seguridad y mantener la trazabilidad del uso de la Plataforma.

4. Autorización

La autorización es previa, expresa e informada y se solicita a más tardar en el momento de la recolección. En la Plataforma se otorga mediante casillas separadas para los Términos y Condiciones y para esta Política, que el titular debe marcar voluntariamente. El silencio no se entiende como autorización. Se conserva prueba de cada autorización: fecha y hora, dirección IP, navegador, versión del documento, canal y datos de identificación. El titular puede revocarla en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

5. Datos sensibles

Los datos de salud son sensibles. Su tratamiento solo se hace con autorización explícita del titular, quien debe ser informado de que no está obligado a suministrarlos y de la finalidad (gestión del SG-SST, vigilancia de la salud y cumplimiento de obligaciones legales del empleador). Ninguna actividad se condiciona a la entrega de datos sensibles. Corresponde a la empresa cliente, como Responsable, obtener esa autorización de sus trabajadores.

6. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías (la supresión no procede si existe un deber legal o contractual de conservarlo).
• Acceder gratuitamente a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario.

7. Cómo ejercer los derechos: consultas y reclamos

El titular puede presentar su solicitud en [CORREO POR DEFINIR], por escrito a [DOMICILIO POR DEFINIR] o en el formulario de la Plataforma (https://hub.sgsstnext.com/legal/solicitud), que entrega un número de radicado. Debe indicar su identificación, la descripción de los hechos o de lo que solicita y una dirección de respuesta.

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
• Si el reclamo se refiere a datos de un trabajador que la empresa cliente administra como Responsable, se le trasladará dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se informará al titular.
• Solo después de agotar este trámite puede acudirse a la Superintendencia de Industria y Comercio (https://www.sic.gov.co).

8. Encargados, transmisiones y transferencias

Para operar la Plataforma se usan proveedores que tratan datos por cuenta del Responsable bajo contratos o términos que exigen confidencialidad y seguridad:

Estados Unidos está incluido entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017), por lo que estas transmisiones no requieren consentimiento adicional del titular, siempre que exista un contrato de transmisión con las obligaciones del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. No se venden datos personales ni se usan con fines publicitarios de terceros. Los datos solo se entregan a autoridades por requerimiento legal.

9. Seguridad

Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, cambio obligatorio de la clave inicial, protección contra solicitudes falsificadas (CSRF), límite de intentos de acceso, aislamiento de la información por empresa y por rol, registro de actividad y copias de seguridad. Ningún sistema es infalible. Si ocurre una violación de los códigos de seguridad con riesgo para los titulares, se informará a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con el titular o el servicio y durante los plazos exigidos por la ley. En particular, el Decreto 1072 de 2015 obliga al empleador a conservar durante largos periodos (hasta veinte años para algunos registros, como los resultados de exámenes médicos ocupacionales) los documentos del SG-SST. Terminado el servicio, el cliente puede descargar su información durante treinta (30) días; después los datos se suprimen o se mantienen bloqueados solo si una norma lo exige. Las copias de seguridad se renuevan periódicamente.

11. Cookies

La Plataforma usa únicamente una cookie técnica necesaria. Ver la Política de Cookies.

12. Cambios y vigencia

Esta política rige desde la fecha indicada en la versión vigente. Los cambios sustanciales se publican en esta página y se informan en el siguiente ingreso, con nueva solicitud de aceptación. Las bases de datos tienen la vigencia de la relación con el titular y de los plazos legales de conservación.